La location d’imprimante professionnelle s’impose comme une solution souple pour les entreprises qui veulent s’équiper sans immobiliser de trésorerie. TPE, PME, associations, collectivités ou équipes projet y trouvent un moyen simple d’accéder à du matériel récent, avec un coût mensuel lisible et, selon les offres, des services déjà intégrés comme la livraison, la maintenance ou les consommables.
Le marché français est large, avec des acteurs comme Kit de Maintenance, Locationimprimantes.fr, Xerox, Konica Minolta, DBS Impressions, Boulanger Location ou encore Koesio. Les formules vont de la location longue durée sur 36 à 60 mois à la location courte durée à la journée, à la semaine ou au mois pour des besoins ponctuels. Le bon choix dépend surtout du volume d’impression, du format souhaité, des fonctions attendues et de la structure du contrat.
Pourquoi choisir une imprimante professionnelle en location
La location répond d’abord à une logique de maîtrise budgétaire. Plutôt que d’acheter un équipement, l’entreprise paie un loyer mensuel fixe, souvent plus simple à intégrer dans les charges courantes. Chez Kit de Maintenance, par exemple, les loyers sont annoncés fixes HT, avec des modèles Lexmark à partir de 12 € par mois HT pour une laser noir et blanc A4.
Cette formule permet aussi de monter en gamme plus facilement. Une équipe peut accéder à une imprimante multifonction A4 couleur, à un photocopieur A3 ou à un modèle connecté et sécurisé sans supporter un investissement de départ important. Chez DBS Impressions, l’absence d’investissement initial fait partie des arguments mis en avant pour les TPE, PME, associations et collectivités.
Autre avantage concret, la location peut inclure des services qui allègent la gestion interne :
- maintenance et entretien, inclus chez DBS Impressions ou Koesio selon les formules
- garantie sur site, comme chez Kit de Maintenance avec 5 ans de garantie Lexmark
- consommables, parfois inclus à la livraison ou facturés au coût page
- livraison et installation, proposées par plusieurs loueurs
- assistance technique sur site, mise en avant par Locationimprimantes.fr et Xerox
La location devient particulièrement pertinente quand l’activité évolue vite, quand le parc d’impression doit être homogénéisé, ou quand une structure veut éviter les surprises liées aux pannes et à l’entretien.
Comment fonctionne la location d’une imprimante professionnelle
Le principe est simple. L’entreprise choisit un équipement adapté à son usage, signe un contrat avec un loueur ou via une société de financement, puis règle un loyer mensuel sur une durée définie. Selon les contrats, ce loyer couvre uniquement la mise à disposition du matériel, ou bien un ensemble de prestations plus large.
En France, plusieurs schémas coexistent :
- location longue durée, souvent sur 36, 48 ou 60 mois
- leasing avec organisme financeur, comme Grenke chez Kit de Maintenance sur 60 mois
- location courte durée, comme chez Xerox à la journée, semaine ou au mois
Le parcours de souscription est généralement rapide. Kit de Maintenance annonce une demande de devis en 2 minutes, une réponse sous 24h et une signature électronique du contrat. La logistique peut suivre rapidement, avec une expédition sous 1 à 3 jours ouvrés et une livraison incluse partout en France métropolitaine.
Pour les besoins ponctuels, le fonctionnement diffère un peu. Xerox propose des solutions tout inclus pour séminaires, conférences, salons, élections, chantiers, audits ou lancements de produit, avec installation, maintenance sur site, consommables et reprise du matériel en fin de mission.
Combien coûte une imprimante professionnelle en location
Le prix d’une imprimante professionnelle en location varie selon la technologie, le format, les fonctions, le volume mensuel prévu et le niveau de service inclus. Les premiers prix commencent sous les 15 € par mois, mais un photocopieur A3 couleur ou une offre avec coût page peut monter nettement plus haut selon l’usage.
| Prestataire | Exemple d’offre | Tarif indicatif | Particularités |
|---|---|---|---|
| Kit de Maintenance | Lexmark M1342, laser N&B A4 | Dès 12 € / mois HT | Contrat 60 mois, toners inclus à la livraison |
| Kit de Maintenance | Lexmark XM1342, multifonction N&B A4 | Dès 17 € / mois HT | Livraison incluse, garantie sur site 5 ans |
| Kit de Maintenance | Lexmark XC2326, multifonction couleur A4 | Dès 19 € / mois HT | PME, usage couleur |
| Kit de Maintenance | Lexmark XC9525, photocopieur A3 couleur | Dès 73 € / mois HT | Volumes importants |
| Boulanger Location | EPSON EcoTank ET-15000 | À partir de 13,99 € / mois | Apport de 34,50 €, A3+, plus de 1000 pages/mois |
| Boulanger Location | EPSON EcoTank ET-8500 | À partir de 16,99 € / mois | Apport de 39,50 €, 100 à 500 pages/mois |
| Boulanger Location | EPSON EcoTank ET-16605 | À partir de 26,49 € / mois | Apport de 66,50 €, A3+, écran tactile |
| Locationimprimantes.fr | Offres multifonctions et photocopieurs | Dès 9,50 € / mois | Copies offertes selon offres, assistance sur site |
À ces montants peuvent s’ajouter des frais annexes. Chez Kit de Maintenance, il faut compter 50 € HT de frais uniques pour l’étude et la validation Grenke. Chez Boulanger Location, un apport est demandé selon le modèle, entre 34,50 € et 66,50 € sur les offres citées.
Les éléments qui composent le prix mensuel
Le loyer dépend de plusieurs variables. Plus elles sont claires dans le devis, plus la comparaison entre prestataires devient simple.
- type d’équipement, imprimante simple, multifonction ou photocopieur A3
- technologie, laser monochrome, laser couleur, jet d’encre couleur
- cadence prévue, de quelques centaines à plusieurs dizaines de milliers de pages par mois
- durée d’engagement, souvent 36 à 60 mois
- services inclus, maintenance, garantie sur site, assistance technique
- modalité de facturation, loyer seul, loyer plus coût page, ou formule tout inclus
Le volume a un impact direct. Une machine conçue pour un bureau individuel ne sera pas tarifée comme un équipement A3 couleur prévu pour des volumes importants. Chez DBS Impressions, certaines offres couvrent des besoins de 1 000 à 50 000 pages par mois, avec des vitesses de 24 à 60 ppm.
Consommables inclus ou facturés à part
Le point le plus sensible dans un contrat reste souvent le traitement des consommables. Certains prestataires incluent les toners ou l’encre dès le départ, d’autres fonctionnent au coût par page, d’autres encore laissent les cartouches à la charge du client.
Quelques repères utiles :
- Kit de Maintenance inclut les toners à la livraison
- Xerox inclut consommables et maintenance sur ses locations courtes durées
- Locationimprimantes.fr affiche des coûts par page, par exemple 0,029 € à 0,045 € en couleur selon les modèles et 0,005 € à 0,0095 € en noir et blanc
- Boulanger Location met en avant les réservoirs d’encre EcoTank, intéressants pour réduire le coût par page sur certains usages
Quand le contrat repose sur un coût page, il faut vérifier ce qui est réellement couvert, toner, pièces d’usure, maintenance, déplacement du technicien, et seuils de consommation minimum.
Quelle différence entre location et leasing d’imprimante
Dans le langage courant, les deux notions sont souvent mélangées. Pourtant, elles ne recouvrent pas toujours la même mécanique contractuelle.
La location désigne au sens large la mise à disposition du matériel contre un loyer. Elle peut être portée directement par le fournisseur, avec des services associés. La location courte durée Xerox en est un bon exemple, avec une formule temporaire très orientée prestation.
Le leasing renvoie plutôt à une solution de financement, fréquemment via un organisme tiers. Chez Kit de Maintenance, le financement passe par Grenke sur 60 mois. L’entreprise choisit le matériel, puis rembourse un loyer pendant la durée du contrat.
Dans les faits, la vraie différence à analyser n’est pas le mot utilisé dans la brochure, mais :
- la durée d’engagement
- les conditions de résiliation
- la gestion de la maintenance
- les consommables inclus ou non
- les possibilités de rachat ou de changement de matériel en fin de contrat
Sur certains contrats longue durée, une option de rachat ou de renouvellement existe. Kit de Maintenance mentionne par exemple une option de rachat ou de changement de matériel en fin de contrat.
Quelle est la durée moyenne d’un contrat de location
La durée moyenne se situe généralement entre 36 et 60 mois pour la location longue durée. DBS Impressions annonce des contrats de 36 à 60 mois. Kit de Maintenance, de son côté, positionne l’ensemble de ses modèles sur un contrat 5 ans, soit 60 mois.
Cette durée longue a une logique économique. Elle permet d’abaisser le montant du loyer mensuel tout en répartissant le coût de l’équipement et des services dans le temps. Pour les besoins temporaires, le schéma change complètement. Xerox couvre la journée, la semaine ou le mois, ce qui convient mieux aux événements et missions saisonnières.
La durée d’engagement et ses conséquences
Un contrat plus long réduit souvent la mensualité, mais il limite la flexibilité. Une entreprise qui signe pour 60 mois doit anticiper l’évolution de ses volumes, de ses effectifs et de ses besoins métiers.
Avant de signer, il faut examiner :
- les pénalités en cas d’arrêt anticipé
- les conditions de renouvellement
- les seuils de volume prévus au contrat
- la prise en charge des pannes et du remplacement
- la situation en fin de contrat, restitution, rachat, renouvellement
Pour une jeune structure ou une activité fluctuante, un contrat ajustable selon le volume, comme le met en avant DBS Impressions, peut être plus rassurant qu’une formule rigide.
Peut-on changer de modèle pendant le contrat
La possibilité de changer de modèle dépend du prestataire et du montage financier. Sur les contrats les plus stricts, le matériel reste le même jusqu’au terme prévu. Sur d’autres offres, un ajustement peut être négocié si le volume d’impression explose, si un besoin A3 apparaît, ou si un service supplémentaire devient nécessaire.
Cette souplesse est particulièrement utile quand une équipe passe d’un usage modéré à un usage intensif, ou quand l’entreprise ouvre un nouveau service. Dans ce cas, une multifonction A4 peut rapidement devenir insuffisante face à un photocopieur A3 couleur plus productif.
Comment choisir une imprimante professionnelle selon ses besoins
Le bon choix ne repose pas seulement sur le prix mensuel. Une machine sous-dimensionnée coûte cher en perte de temps, en interventions et en confort de travail. Une machine trop ambitieuse alourdit inutilement le budget. Le meilleur point de départ reste l’analyse des usages réels.
Quatre critères font la différence :
- le volume mensuel réel et non estimé au hasard
- le format, A4, A3, parfois A3+
- les fonctions, impression seule ou multifonction
- les contraintes techniques, réseau, Wi‑Fi, sécurité, cloud, mobilité
Les différents types d’imprimantes disponibles en location
Le marché propose plusieurs familles d’équipements, avec des usages assez distincts.
- imprimante laser monochrome A4, pour les documents bureautiques et les volumes réguliers en noir et blanc
- imprimante couleur A4, utile pour les présentations, devis, supports commerciaux
- multifonction A4, combine impression, scan, copie et parfois fax dans un format compact
- photocopieur A3 couleur, destiné aux équipes et aux volumes plus élevés
- jet d’encre professionnel, intéressant sur certains usages couleur ou formats A3+
Exemples concrets disponibles en location :
- Lexmark M1342 chez Kit de Maintenance, laser N&B A4, bureau individuel
- Lexmark XM1342, multifonction N&B A4, solution complète pour équipe
- Lexmark C4342, imprimante couleur A4, documents professionnels
- Lexmark XC2326, multifonction couleur A4, pensée pour les PME
- Lexmark XC9525, photocopieur A3 couleur, volumes importants
- EPSON EcoTank ET-15000 chez Boulanger Location, jet d’encre couleur A3+, fax, plus de 1000 pages par mois
Konica Minolta se positionne sur des gammes A4 et A3 couleur performantes, connectées et sécurisées, avec la bizhub i-SERIES, des services cloud intégrés et une orientation forte sur la productivité.
Imprimante monochrome ou couleur, comment trancher
La monochrome reste le choix le plus rentable quand l’activité génère surtout des contrats, factures, courriers, bons de livraison ou dossiers internes. Le coût page y est généralement plus bas, et la vitesse d’impression souvent meilleure à budget équivalent.
La couleur devient utile dès qu’il faut produire des supports à destination de clients, partenaires ou candidats. Une agence, un service commercial, un cabinet d’architecture ou une structure qui imprime des présentations gagne souvent à louer une machine couleur.
Chez DBS Impressions, l’offre monochrome professionnelle couvre une large plage, de 1 000 à 50 000 pages par mois, avec connectivité USB, Ethernet et Wi‑Fi, recto verso et vitesse de 24 à 60 ppm. Pour l’A3, le prestataire réoriente vers ses photocopieurs A3 professionnels en location.
Imprimante multifonction ou monofonction, quel usage pour quelle équipe
Une imprimante monofonction suffit dans un bureau individuel ou un poste où l’on imprime beaucoup mais où le scan et la copie restent secondaires. À l’inverse, la multifonction s’impose dans la majorité des équipes, car elle centralise impression, numérisation, copie et parfois fax dans un seul appareil.
Ce choix a un impact organisationnel. Une multifonction peut remplacer plusieurs petits équipements dispersés et simplifier la maintenance. DBS Impressions insiste justement sur l’intérêt de regrouper copie, impression, scan et fax dans un appareil compact.
Pour les environnements plus avancés, certains fabricants ajoutent des fonctions logicielles utiles. Konica Minolta met en avant :
- l’impression mobile
- la gestion documentaire embarquée
- des widgets intégrés et un écran tactile personnalisable
- un niveau de sécurité renforcé avec chiffrement des données, conformité RGPD, antivirus Bitdefender®, bizhub SECURE et Shield Guard
La capacité d’impression selon le volume mensuel
Le volume mensuel reste le critère le plus structurant. Une machine prévue pour 500 pages par mois ne tiendra pas dans de bonnes conditions si elle en produit 5 000 chaque mois. À l’inverse, surdimensionner coûte plus cher sans réel gain.
| Volume mensuel | Type de besoin | Équipement adapté |
|---|---|---|
| 100 à 500 pages | Petit bureau, usage occasionnel | Jet d’encre pro ou petite laser A4 |
| Jusqu’à 1000 pages | TPE, petite équipe | Laser A4 ou multifonction A4 |
| Plus de 1000 pages | PME, service support, administratif | Multifonction A4 robuste ou jet d’encre A3+ |
| 1 000 à 50 000 pages | Structure à activité quotidienne soutenue | Imprimante ou multifonction pro haute cadence |
| Volumes importants | Équipes nombreuses, besoin A3 | Photocopieur A3 couleur |
Chez Boulanger Location, l’EPSON EcoTank ET-8500 est présentée comme adaptée à 100 à 500 pages par mois, tandis que les ET-15000 et ET-16605 ciblent plus de 1000 pages par mois.
La maintenance est-elle incluse dans la location
La maintenance est parfois incluse, parfois optionnelle. C’est un point à vérifier dès le devis, car il change radicalement le coût réel du contrat.
Plusieurs acteurs incluent tout ou partie de cette prestation :
- DBS Impressions, maintenance, installation et assistance incluses selon l’offre présentée
- Xerox, maintenance sur site et consommables inclus sur les locations de courte durée
- Koesio, maintenance et entretien mis en avant
- Kit de Maintenance, garantie sur site 5 ans Lexmark incluse
- Locationimprimantes.fr, assistance technique sur site
Une bonne maintenance ne se limite pas au dépannage. Elle comprend aussi la prévention, la fourniture de pièces d’usure, le déplacement du technicien et la continuité d’usage. Xerox mentionne par exemple une maintenance préventive et une permanence de techniciens sur site en cas de panne dans certains contextes événementiels.
Livraison, installation et reprise du matériel
La logistique peut faire gagner un temps précieux, surtout quand l’entreprise équipe plusieurs sites ou remplace un parc existant.
Quelques repères utiles :
- Kit de Maintenance, livraison incluse en France métropolitaine, expédition sous 1 à 3 jours ouvrés, mise en route annoncée comme simple
- DBS Impressions, livraison rapide en 24h à 72h
- Xerox, prise en charge de l’installation complète et retrait du matériel en fin de location
Quand la reprise de l’ancien matériel n’est pas prévue, il faut anticiper ce point. Dans le cas d’un renouvellement de parc, la coordination entre désinstallation, livraison et mise en service mérite d’être planifiée pour éviter une coupure d’activité.
Comment comparer deux offres de location
Deux contrats affichés au même prix mensuel peuvent avoir des écarts importants sur le coût final et sur la qualité de service. La meilleure méthode consiste à comparer les offres à partir d’une grille de lecture simple.
- prix mensuel, avec ou sans apport, avec ou sans frais de dossier
- durée d’engagement, 36, 48, 60 mois ou location temporaire
- coût page, noir et blanc et couleur
- consommables inclus ou non
- maintenance, sur site, en atelier, préventive, pièces comprises ou non
- délais de livraison et conditions d’installation
- format et cadence, A4, A3, ppm, charge mensuelle recommandée
- sécurité et connectivité, Wi‑Fi, Ethernet, cloud, impression mobile
- fin de contrat, restitution, rachat, renouvellement, changement de modèle
Un dernier point mérite une attention particulière, le coût total sur toute la durée du contrat. Une offre à 9,50 € par mois peut sembler très attractive, mais elle doit être replacée dans son contexte, nombre de pages incluses, coût copie, maintenance, consommables, assistance sur site. À l’inverse, un loyer plus élevé peut être plus rentable si tout est couvert et si la machine est réellement dimensionnée pour le volume de travail.
Pour une entreprise qui imprime peu, une offre type Boulanger Location sur imprimante jet d’encre EcoTank peut être cohérente. Pour une PME avec besoins bureautiques constants, les gammes Lexmark de Kit de Maintenance ou les multifonctions de Locationimprimantes.fr peuvent mieux convenir. Pour une mission ponctuelle ou un événement, la location courte durée Xerox reste plus logique qu’un contrat sur 36 à 60 mois.
Le bon contrat est celui qui colle au rythme réel de l’activité, et pas seulement celui qui affiche la mensualité la plus basse. Une analyse précise du volume, des usages couleur, du besoin de scan, des contraintes de sécurité et du niveau de service attendu permet souvent d’éviter plusieurs années de mauvais dimensionnement.
